各部門🍋、各二級學院：
為全面做好2019年度摩臣5各類文件材料的收集歸檔工作🩷，做到各類歸檔文件材料完整、齊全🥭，根據國家、上海市檔案法規及摩臣5檔案工作相關要求，結合2020年的實際情況，摩臣5檔案館於即日起至10月31日開展2019年度文件材料收集歸檔工作。現將相關事項通知如下：
一、收集歸檔範圍
1.2019年度辦理完畢的黨群、行政🤍、教學、科研、基建👨🏻🦯、設備、外事、產品👳🏽♂️、出版👶🏻、財會等各類文件材料👨🏿⚕️；
2.各部門往年應歸而未歸的各類文件材料；
3.各單位文件材料收集歸檔的具體範圍🌗，請按照《摩臣5娱乐綜合檔案立卷工作的內容和方法（試行）》執行，詳見附件。凡2019年1月1日至12月31日期間產生的所有屬於本單位歸檔範圍的各類文件材料都應收集歸檔；
4.電子檔案與紙質檔案同步歸檔。凡反映摩臣5重大活動🙎🏻、主要工作等且具有憑證性、依據性作用的文件材料必須實行紙質文件與電子文件雙軌製收集歸檔，卷內目錄🏌️♀️、文件材料應同時提供電子版和紙質版各一套👨🦳🔥。（電子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，圖像文件收集JPG格式，聲像文件收集MP4格式。電子文件請刻錄光盤後歸檔。）
二、收集歸檔要求
1.凡應收集歸檔的文件材料🚵🏿♂️🎠，各單位要努力做到各類文件材料完整、準確➿、系統和規範🧑💻，並在規定時間內完成立卷歸檔任務；
2.各部門分管檔案工作的領導應督促兼職檔案員認真做好本單位立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全👨👩👧、準確👩🏼🎓、完整，努力提高案卷質量；
3.各部門兼職檔案員在文件材料收集、立卷過程中如有疑問或意見建議，請與檔案館潘若雯老師聯系🛒，聯系電話：38223174；辦公地址🏋🏻：圖書館621室🗃。
三、歸檔時間及手續
1.5月18日至6月30日🚴🏿：部門檔案收集並預立卷。
2.6月30日至9月30日🤦🏻♀️：各部門歸檔材料移交檔案館。
3.10月1日至10月31日：檔案館整理移交檔案並入庫上架。
特此通知
檔案館
2020年5月19日
友情提示🫳🏼：
1.歸檔工作不限於職能部門⛅️，各二級學院也在歸檔範圍之內。
2.請各部門嚴格按照規定時間做好歸檔材料收集、預立卷及移交工作，超過時限可能會影響部門的年終考核績效🦹🏻。
3.文件材料移交歸檔時📄⛎，請填寫文件材料移交清單一式兩份，由交接雙方簽字後各自存查。
